在确定最适合您的业务的复印机时，许多提供商将帮助您完成整个过程。他们应该从征求建议问卷开始，该问卷询问与使用量和范围特别相关的相关问题。但是，许多公司没有提出正确的问题。他们将试图向您推销，将您锁定在比您需要的复印机大的复印机中，并且每年花费数千美元的不必要费用。另一方面，如果仅按价格出售，则可能多年无法满足您的需求而与某台设备结婚，并且比超额收费或缺乏所需功能的花费要多。
在做出决定之前，应先回答以下几个问题，以简化流程并确保所收到的复印机完全符合您的要求。
颜色是黑色还是白色？
无论制造商如何，都可以使用黑白或彩色复印机和打印机。大多数颜色选项可以设置为仅以黑白打印。通过服务协议，这将为每份复印节省大量成本，但在必要时可以灵活地进行彩色打印。但是，在大多数情况下，两台设备之间存在价格与价值之差。您将需要认真考虑一下具有该功能是否值得投资。
复制量？
您公司每月打印的副本数量将决定购买新复印机时的几件事。如果您的输出量较小，或者是供个人使用而不是在办公室范围内使用，则台式打印机可能就足够了。如果要将机器用于多个用户或合并较小的设备，则可能需要考虑使用更高速度的多功能复印机。无论哪种方式，获取精确的每月交易量计数都非常重要，以确保您所签订的任何服务协议都是准确的，并且只为使用中的交易量付款。
纸张类型：库存和尺寸？
纸张大小和库存是确定适合您的机器类型的关键因素。如果您定期在超大尺寸或非传统纸张上打印，请确保与提供商的销售代表联系，因为每个复印机都有各自的功能。
功能要求：装订，孔打孔，小册子制作，扫描到电子邮件，传真等。
某些功能是某些复印机的标准配置，但在其他情况下，某些特定功能会涉及其他附件，例如装订器，这无疑是额外的费用。如果您经常使用大批量的装订或打孔等功能，则需要确保这些功能包括在内。但是，如果您认为这些只是不错的功能，那么您肯定要在做出决定之前权衡费用与收益。
安全要求？
如果您在受法规遵从性法规约束的行业中工作或维护敏感信息，那么您会意识到保护流经多功能复印机的信息的重要性。本质上，如果没有适当的安全措施，您的复印机就像是一台容易被黑客入侵的计算机。因此，当务之急是要购买的复印机包含所有必要的安全功能，并且必须在使用前启用它们。应该与您的提供商联系，以确保采取正确的步骤来设置安全功能。
未来2-3年您会在哪里看到您的公司？
尽管您可能确切地知道当前的需求是什么，但是在获得任何融资机器的回报之前，您应该考虑增长的潜力。如果您希望在不久的将来对公司规模和/或能力进行重大更改，则可能需要考虑做出一种能够立即满足这些需求的选择，而不是陷入可能需要购买第二件产品的情况。设备，或者由于租购或以旧换新而导致您当前的复印机大幅贬值。
如果您在思考和回答这些问题上花了点时间，经验丰富的可信赖经销商的销售代表将能够为您提供与您的需求完全匹配的设备。共同确定理想的匹配之后，您便可以评估进行购买的最具成本效益的方式：购买与租赁。最后但并非最不重要的一点是，您应该讨论添加服务合同的好处，该合同通常包括墨粉，硒鼓，零件，维护和修理，而不是按需购买零件和服务。
